PDFs sind nicht mehr wegzudenken. Besonders wenn man sichergehen will, dass niemand mehr das Dokument verändern kann bzw. dass die Informationen auch korrekt dargestellt werden, ohne dass sie z.B. in der Formatierung verrückt sind, ist man darauf angewiesen, Dokumente in diesem Format zu verschicken. Doch wie kann man ein Office-Dokument möglichst einfach in das gewünschte PDF-Format umwandeln?

Hierzu gibt es zahlreiche Freeware-Programme auf dem Markt, die es einem als Nutzer relativ einfach machen. Bevor man eines dieser Programme herunterlädt, sollte man schon einmal die Software Ghostscript installieren, bei der es sich um einen sogenannten Interpreter handelt, der für die PDF-Konvertierungstools nötig ist. Ghostscript kann man ohne Probleme kostenlos im Web bekommen.

Danach kann man die eigentliche Software installieren. Ein recht gutes Tool ist z.B. FreePDF. Sobald man FreePDF installiert hat und dem Programm dabei mitgeteilt hat, wo sich die EXE-Datei von Ghostscript auf der Festplatte befindet, kann es auch schon losgehen. Dabei muss man FreePDF selbst nicht starten, sondern man öffnet einfach z.B. die entsprechende Word-Datei für die Konvertierung.

In Word wählt man dann die Option „Drucken“ aus und muss hier nun eine entscheidende Änderung vornehmen: Anstatt über den Standarddrucker zu drucken, wählt man hier nun das Programm FreePDF als Drucker aus. Nun ist die Konvertierung ein Kinderspiel, denn das Programm öffnet sich und fragt, wohin man die PDF gerne speichern würde und welchen Namen sie haben soll.

Sobald man dies festgelegt hat, wandelt die Software das Word-Dokument blitzschnell um. Dabei ist FreePDF sogar in der Lage, mehrere Word-Dokumente auf einmal in eine einzige PDF zu integrieren. Dafür muss man nur auf den Button „Multidoc“ klicken. Als weiteren Service ermöglicht es einem FreePDF sogar, dass man die PDF direkt an eine E-Mail-Adresse verschickt, was sehr praktisch ist, wenn man gerade nicht am heimischen PC oder Notebook arbeitet.

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