Jedes CRM System muss über eine vollständige Adressverwaltung mit umfangreichen horizontalen und vertikalen Verknüpfungsmöglichkeiten verfügen. Wie der Zugriff darauf administriert wird, darin unterscheiden sich die Anbieter. Gerade bei kleineren Unternehmen spielt dieser Aspekt eine wesentlich geringere Rolle, meist haben alle Mitarbeiter gleichermaßen Zugriff auf alle Daten. Wesentlich essenzieller ist die Fragestellung, wie leicht oder kompliziert professionelle Kundenservice Software im Unternehmen zu bedienen ist.

Und hier werden einheitliche Antworten gegeben: So leicht wie nur irgendwie denkbar soll jede Kundenmanagement Software verständlich sein. Ein Implementierungsprozess in einer Firma muss im Grunde rein aus Gründen der Geschäftsabläufe spätestens in 14 Tagen abgeschlossen werden, schließlich laufen danach alle Daten auf dem neuen System. Dieses muss daher intuitiv nutzbar sein, damit Kontakte, Termine, Vertriebschancen und Servicefälle sofort erkannt und bearbeitet werden.

Ein weiterer Fakt ist die Mobilität. Hier gehen seit spätestens 2011 alle Hersteller denselben Weg. Kundenservice Software muss heute mobil sein, die Softwarelösungen müssen sich also auch hinsichtlich des Webdesigns an die Anforderungen von Smartphones und Tablets anpassen.

Integrativität und Konnektivität

Bei der Implementierung einer Kundenmanagement Software setzt man die Deadline in der Regel nach 14 Tagen bis spätestens vier Wochen. Vorab muss klar sein, wie integrativ die Lösung ausfällt. Die meisten Standardprogramme sind ohne Weiteres mit Outlook-, Access-, Excel- und Word-Daten zu verbinden, Mac-Lösungen haben sich seit 2010 etabliert. Es arbeiten allerdings nicht alle Firmen mit Standard-Programmen, daher ist eine Vorab-Prüfung, was genau zu realisieren ist, unabdingbar. Und manches lässt sich nicht integrieren, daher sind Schnittstellen erforderlich. Diese Konnektivität gehört zu den brisantesten Fragestellungen im Softwarebereich, hier ist der Markt auch sehr in Bewegung. Unternehmen, die per se mit exotischen Programmen arbeiten, beispielsweise alle CAD-Nutzer, müssen die Konnektivität zu Kundenservice Software-Lösungen testen.